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Digitalisierung

E-Akte und digitaler Aktenplan

Digitale Akten sind Basis und Grundlage für zahlreiche Prozesse der Digitalisierung, so dass die komplette Digitalisierung des Schriftgutes einen wesentlichen Bestandteil der Digitalisierungsstrategie der Stadt Wuppertal „digiTal 2023“ darstellt.

Mit der digitalen Aktenführung gut sortiert in eine moderne Verwaltung

Bereits im Jahr 2013 wurde das E-Government-Gesetz erlassen, welches vorsieht, dass die Bundesverwaltung bis 2020 verpflichtet ist, die E-Akte als führende und alleinige Akte einzuführen (§7 Abs. 2 EGovG). Nachfolgend haben auch die Bundesländer ihre Verwaltungsverfahrensgesetze abgeändert und Fristen für den Übergang zur vollständigen elektronischen Aktenführung festgelegt.

Das Förderprojekt der Stadt Wuppertal als Leitkommune der digitalen Modellregion Bergisches Städte3eck zur verwaltungsweiten Einführung des digitalen Aktenplans stellt einen wichtigen Baustein in der Umsetzung dieses strategischen Themenfeldes "E-Akte" dar, ist jedoch in verschiedene andere Maßnahmen eingebettet, die parallel zum Förderprojekt bearbeitet werden.

Die Einführung des Aktenplans dient in erster Linie zur Schaffung einer zentralen Ablage- und Bearbeitungsstruktur des allgemeinen Schriftgutes. Wesentliche Bestandteile des Projektes sind daher auch die zahlreichen internen Workflows zur Bearbeitung, Freigabe, Kenntnisnahme oder Mitzeichnung der Schriftstücke, die ebenfalls analysiert und umgesetzt werden. Hierbei wird immer der gesamte Dokumentenlebenszyklus in den Fokus genommen.

Über den Aktenplan hinaus werden aber außerhalb des Förderprojektes auch die zahlreichen und ebenso wichtigen Fallakten umgestellt und in das System integriert. Zudem wird der digitale Posteingangsscan mit seinen ganzen Workflows angebunden. Nur so ist es möglich,  dass Dokumente gar nicht erst in Papierform bei den Leistungseinheiten der Verwaltung ankommen. Sie werden in den meisten Fällen bereits vollständig digitalisiert nach den Anforderungen TR-Resiscan in den Aktenplan zugestellt und dort weiterbearbeitet, um dann am Ende ggf. in einer Fallakte abgelegt zu werden.

Wesentlicher Erfolgsfaktor der Umstellung auf eine „papierarme“ Verwaltung ist hierbei nicht in erster Linie die Technik, sondern ob es gelingt die Beschäftigten mitzunehmen, für das Thema zu begeistern und die Mehrwerte einer digitalen Aktenführung erfolgreich zu vermitteln. Aktenstrukturen, Prozesse und Workflows gehören damit genauso zu den nachnutzbaren Komponenten für andere Kommunen wie die Einführungs- und Schulungskonzepte, die insbesondere die Herausforderungen eines erfolgreichen Change-Managements der Kernprozesse in einer Verwaltung adressieren.

Der digitale Aktenplan ermöglicht es, dass Online-Anträge von Bürger*innen digital bearbeitet und elektronisch in klaren Strukturen abgespeichert werden können. Damit lassen sich Dokumente bequem recherchieren, bearbeiten, prüfen oder an Mitarbeiter*innen gezielt verteilen. Für die Bürger*innen bedeutet das eine Prozessbeschleunigung. 

Frau Nicole Sommer
Teamleiterin

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