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Digitalisierung

E-Akte (Digitaler Aktenplan)

Ziel ist es, sämtliche Papierakten in der Verwaltung zu digitalisieren und in elektronische Akten (E-Akten) umzuwandeln. Nur so können medienbruchfreie Prozesse abgewickelt werden. In einzelnen Pilotbetrieben ist dies bereits erfolgt (Jobcenter, Steueramt, Rechtsamt).

Bereits im Jahr 2013 wurde das E-Government-Gesetz erlassen, welches vorsieht, dass die Bundesverwaltung bis 2020 verpflichtet ist, die E-Akte als führende und alleinige Akte einzuführen (§7 Abs. 2 EGovG). Nachfolgend haben auch die Bundesländer ihre Verwaltungsverfahrensgesetze abgeändert und Fristen für den Übergang zur vollständigen elektronischen Aktenführung festgelegt.

Der digitale Aktenplan ermöglicht es, dass Online-Anträge von Bürgerinnen und Bürgern online bearbeitet und elektronisch in klaren Strukturen abgespeichert werden. Damit lassen sich Dokumente bequem recherchieren, bearbeiten, prüfen oder an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gezielt verteilen.

 

Für die Bürgerinnen und Bürger bedeutet dass eine Prozessbeschleunigung. Die Verwaltung, bei der in den nächsten Jahren aufgrund des demografischen Wandels viele Kolleginnen und Kollegen in Ruhestand gehen, kann über die elektronische Akte, dem drohenden Wissensverlust vorgebeugt werden. Denn so werden alle relevanten Daten gesichert und auffindbar gemacht.

Außerdem fördert die Stadtverwaltung Wuppertal die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und das das mobile Arbeiten ihrer Beschäftigten. Wer also im Home Office arbeitet, kann so elektronisch auf seine benötigten Akten zugreifen.

Frau Ursula Wittenzellner
Abteilungsleiterin
Frau Nicole Sommer
Stabsstelle

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Bildnachweise

  • Stadt Wuppertal
  • © Stadt Wuppertal | Medienzentrum

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